Instituciones de derecho privado vigiladas por la SIC estan obligadas a implementar plan de organización de archivos y gestión documental.

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La resolución 8934 de 2014 proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio estableció las directrices que deben cumplir los vigilados por esta entidad respecto al plan de gestión documental y organización de archivos; obligandolos a  implementar junto con otras normatividades entre ellas la ley de transparencias (ley 1712 de 2014, la cual involucra tanto al sector público y al sector privado que cumple funciones adminsitrativas del orden estatal)

por otro lado los artículos 35 y 36 del Decreto número 2609 de 2012, del Ministerio de Cultura se prevé la responsabilidad de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, para establecer normas en cuanto a la formulación, implementación y evaluación del programa de gestión documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia; así mismo, dispone que el Archivo General de la Nación coordinará con los Ministerios y Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades.

Que en el artículo 24 del Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, delega en cabeza de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a las instituciones sometidas a la inspección, control y vigilancia. Lo anterior, con el objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos en atención a los parámetros señalados en la ley.

Que teniendo en cuenta lo expuesto, para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos, funciones y facultades a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como para el eficiente funcionamiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario que los vigilados, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a esta Entidad, adelanten programas de gestión documental que garanticen la adecuada organización y conservación de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso y disponibilidad de la información, cuando esta sea requerida.

RESUELVE:

Artículo 1º

Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con

lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archi-vística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los mecanismos dirigidos a las instituciones sometidas a la inspección, control y vigilancia. Lo anterior, con el objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos en atención a los parámetros señalados en la ley.

 

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